Projektmarge in Excel berechnen: Tabellenaufbau, Formeln und Prüfschritte

Zwei Tabellen statt einer Mischliste

Lege eine Tabelle für Zeitzeilen und eine zweite für Projektstammdaten an. In der Zeittabelle steht jede erfasste Zeile genau einmal. In der Projekttabelle steht jedes Projekt genau einmal.

Excel-Tabellen mit strukturierten Verweisen sind dafür robuster als feste Zellbereiche, weil Formeln und Referenzen beim Hinzufügen weiterer Datenzeilen mitwachsen.

• Zeitdaten: Projekt, Kunde, Datum, Stunden, Billable, Invoiced, Kostensatz, Abrechnungssatz
• Projekte: Projekt, Honorar, Budgetstunden und optional projektbezogene Standardsätze
• keine Summenzeilen innerhalb der Rohdaten
• keine unterschiedlichen Bedeutungen in derselben Spalte

Delivery-Kosten auf Zeilenebene berechnen

Wenn jede Zeitzeile einen bestätigten Kostensatz besitzt, ist die Grundrechnung einfach: Stunden × Kostensatz. In einer strukturierten Excel-Tabelle kann eine Hilfsspalte beispielsweise nach dem Muster =[@Stunden]*[@Kostensatz] arbeiten.

Fehlt der Kostensatz, solltest du die Zelle nicht stillschweigend mit einem vermeintlichen Branchenwert füllen. Verwende nur einen bewusst gewählten Fallback und kennzeichne, welche Zeilen davon betroffen sind.

Projektwerte mit SUMMEWENNS aggregieren

Iststunden lassen sich pro Projekt aus der Zeittabelle aggregieren. In einer Projekttabelle kann das Muster =SUMMEWENNS(Zeitdaten[Stunden];Zeitdaten[Projekt];[@Projekt]) die Stunden des aktuellen Projekts addieren.

Dasselbe Prinzip funktioniert für eine vorberechnete Spalte Delivery-Kosten. Alternativ kann SUMMENPRODUKT Produkte aus Stunden und Kostensätzen direkt zusammenführen. Welche Variante übersichtlicher ist, hängt von deiner Arbeitsmappe ab.

Umsatzbasis nicht erfinden

Bei einem Festpreisprojekt gehört das passende Honorar in die Projekttabelle. Bei Stundenabrechnung darf eine modellierte Umsatzbasis nur aus ausdrücklich billable klassifizierter Zeit und einem passenden Abrechnungssatz entstehen.

Ein fehlender Billable-Wert ist nicht automatisch false oder true. Wenn der Status unbekannt ist, sollte Excel diese Datenlücke separat sichtbar machen, statt sie unbemerkt einer Kategorie zuzuschlagen.

Marge und Budgetauslastung berechnen

Der modellierte Deckungsbeitrag entspricht Umsatzbasis minus Delivery-Kosten. Die modellierte Projektmarge setzt diesen Deckungsbeitrag ins Verhältnis zur Umsatzbasis. Bei fehlender oder nicht belastbarer Umsatzbasis sollte auch die Marge leer beziehungsweise als nicht verfügbar gekennzeichnet bleiben.

Die Budgetauslastung ist Iststunden geteilt durch Budgetstunden. Beide Kennzahlen sollten getrennt bleiben: Ein Projekt kann über Stundenbudget liegen und trotzdem positiven Deckungsbeitrag haben – oder innerhalb des Budgets liegen und wirtschaftlich schwach sein.

• Delivery-Kosten = Stunden × Kostensatz
• Deckungsbeitrag = Umsatzbasis − Delivery-Kosten
• Projektmarge = Deckungsbeitrag ÷ Umsatzbasis
• Budgetauslastung = Iststunden ÷ Budgetstunden

Offene Fakturierung braucht einen Rechnungsstatus

Billable bedeutet nur, dass Zeit grundsätzlich abrechenbar klassifiziert ist. Für einen belastbaren offenen Abrechnungswert brauchst du zusätzlich einen expliziten Billed- oder Invoiced-Status.

Wenn diese Spalte fehlt, sollte Excel nicht 0 € offen anzeigen. Die korrekte Aussage lautet: nicht bestimmbar. Ein scheinbar sauberer Nullwert wäre in diesem Fall schlechter als eine sichtbare Datenlücke.

Fünf typische Excel-Fehler

Eine Tabellenkalkulation kann mathematisch korrekt und wirtschaftlich trotzdem falsch sein. Kontrolliere deshalb die Datenbasis vor jeder Interpretation.

• Gesamthonorar gegen einen unvollständigen Zeitraum rechnen
• Billable mit fakturiert gleichsetzen
• fehlende Kostensätze unmarkiert ersetzen
• Stundenbudgets und Geldbudgets vermischen
• Projekt- oder Kundennamen unterschiedlich schreiben und dadurch doppelt gruppieren

Wann ein automatisierter Audit sinnvoll wird

Excel ist stark, wenn du Formeln und Annahmen selbst kontrollieren willst. Mit mehreren Projekten, wechselnden Exportformaten und wiederkehrenden Monatsreviews steigt aber der Pflegeaufwand.

ScopeLedger übernimmt genau diesen wiederkehrenden Prüfschritt lokal im Browser: CSV laden, Spaltenzuordnung kontrollieren, Datenqualität prüfen und Projekte nach wirtschaftlichem Handlungsbedarf priorisieren. Die zugrunde liegenden Regeln bleiben auf der Methodikseite dokumentiert.