Projekt-Nachkalkulation für Agenturen: Plan, Ist und Marge richtig prüfen

Mit einem klar abgegrenzten Projektstand beginnen

Vergleiche nur Werte, die denselben Leistungsumfang und Zeitraum beschreiben. Bei abgeschlossenen Projekten ist das meist einfach. Bei langen Projekten kann auch eine abgeschlossene Phase nachkalkuliert werden.

Ein Gesamtprojekt-Honorar gegen nur einen Teil der Iststunden zu stellen erzeugt eine künstlich hohe Marge. Umgekehrt verzerren Stunden aus späteren Zusatzleistungen eine ursprüngliche Kalkulation, wenn der zugehörige Change Request nicht berücksichtigt wird.

Plan und Ist auf dieselbe Basis bringen

Die Nachkalkulation startet mit den ursprünglichen Planwerten und ergänzt anschließend die tatsächlich beobachteten Werte. Ziel ist keine perfekte Buchhaltung, sondern ein reproduzierbarer wirtschaftlicher Vergleich.

• geplante Budgetstunden
• tatsächlich erfasste Stunden
• ursprüngliches Honorar oder vereinbarte Umsatzbasis
• geplante und tatsächliche Kostenraten, soweit vorhanden
• freigegebene Zusatzleistungen und Change Requests
• explizit abrechenbare Zeit bei Stundenprojekten
• Projektphase und Leistungsumfang

Abweichungen in Menge, Preis und Scope zerlegen

Mehr Iststunden als geplant sind zunächst eine Mengenabweichung. Sie erklären noch nicht die Ursache. Prüfe danach, ob zusätzlicher Scope, interne Korrekturen, Meetings, falsche Aufwandsschätzung oder andere Faktoren dahinterstehen.

Auch Kostenraten können sich vom Plan unterscheiden. Ein Projekt kann innerhalb des Stundenbudgets bleiben und trotzdem eine schwächere Marge erreichen, wenn teurere Rollen oder andere tatsächliche Kostenraten eingesetzt wurden.

Festpreis und Stundenabrechnung getrennt bewerten

Beim Festpreis bleibt das vereinbarte Honorar grundsätzlich die Umsatzbasis des betrachteten Scopes. Zusätzliche Delivery-Zeit erhöht die Kosten und reduziert damit den modellierten Deckungsbeitrag, sofern keine Honoraränderung hinzukommt.

Bei Time & Materials kann zusätzliche explizit billable Zeit dagegen zusätzlichen modellierten Umsatz erzeugen. Ob diese Zeit bereits fakturiert wurde, ist eine separate Frage und benötigt einen eindeutigen Billed- oder Invoiced-Status.

Aus Zahlen konkrete Lernpunkte ableiten

Eine Nachkalkulation ist erst wertvoll, wenn daraus eine Änderung folgt. Dokumentiere deshalb nicht nur das Ergebnis, sondern die Annahme, die beim nächsten ähnlichen Projekt angepasst werden muss.

• Budgetstunden für bestimmte Deliverables anpassen
• Korrekturschleifen klarer begrenzen
• Rollenmix realistischer kalkulieren
• Kostensätze aktualisieren
• Abrechnungssätze oder Festpreise überprüfen
• Change-Request-Regeln früher anwenden
• Risikopuffer für bekannte Projekttypen dokumentieren

Praktischer ScopeLedger-Workflow

Exportiere den vollständigen Projektzeitraum und ergänze Projekt, Honorar, Budgetstunden und bestätigte Sätze. Prüfe zuerst die Datenqualität, danach Budgetauslastung und modellierte Marge. Offene Fakturierung wird nur bewertet, wenn der Export einen belastbaren Rechnungsstatus enthält.

Die ScopeLedger-Ausgabe ist dabei die quantitative Prüfliste. Vertrag, Leistungsbeschreibung, Change Requests und Projektdokumentation erklären anschließend, warum eine Abweichung entstanden ist.