Projektprofitabilität in Agenturen belastbar prüfen

Die vier Bausteine einer belastbaren Prüfung

Beginne mit der Umsatzbasis: festes Honorar, freigegebenes Budget oder explizit abrechenbare Stunden zum passenden Satz. Davon ziehst du die Delivery-Kosten der erfassten Zeit ab. Der resultierende Deckungsbeitrag zeigt, was vor Gemeinkosten und Steuern aus dem Projekt übrig bleibt.

Parallel dazu prüfst du Stundenbudget und Iststunden. Die Budgetauslastung erklärt häufig, warum eine rechnerisch gute Kalkulation im Verlauf kippt.

• Umsatzbasis eindeutig benennen
• Iststunden mit Budgetstunden vergleichen
• Zeit mit tatsächlichen oder transparenten Kostensätzen bewerten
• Deckungsbeitrag und Marge getrennt ausweisen

Billable ist keine Rechnung

Billable beschreibt, ob Zeit grundsätzlich berechnet werden darf. Billed oder Invoiced beschreibt, ob sie tatsächlich einer Rechnung zugeordnet wurde. Fehlt der zweite Status, darf eine Profitabilitätsanalyse keinen offenen Abrechnungswert erfinden.

Ein Wert von 0 € wäre ebenfalls irreführend: Er sähe wie ein geprüftes Ergebnis aus, obwohl die notwendige Information gar nicht vorhanden war.

Datenqualität sichtbar machen

Prüfe je Projekt, ob Honorar, Stundenbudget, Kosten-, Billable- und Invoiced-Status sowie Abrechnungssätze vorhanden sind. Fallbacks sind zulässig, wenn sie als Annahmen sichtbar bleiben.

Eine gute Auswertung nennt deshalb nicht nur die Marge, sondern auch ihre Coverage: Welche Stunden sind klassifiziert, welche Sätze stammen aus der Datei und welche wurden ergänzt?

Praktischer Audit-Ablauf

Exportiere einen abgeschlossenen oder weit fortgeschrittenen Zeitraum, ergänze bei Bedarf eine schlanke Budgetdatei und kontrolliere die automatische Spaltenzuordnung. Prüfe zuerst Projekte über Budget, dann negative oder niedrige modellierte Margen und erst danach explizit bekannte offene Fakturierung.

ScopeLedger verarbeitet diese Dateien lokal im Browser und trennt wirtschaftliche Befunde von Datenlücken. So entsteht eine priorisierte Prüfliste statt einer scheinpräzisen Managementzahl.

Checkliste für den Monatsreview

Nutze die Ergebnisse als Ausgangspunkt für eine operative Prüfung, nicht als Buchhaltungsabschluss.

• Sind Honorar und Leistungszeitraum korrekt?
• Sind alle Iststunden dem richtigen Projekt zugeordnet?
• Welche Mehrarbeit war vom Scope gedeckt?
• Welche Sätze sind tatsächliche Daten, welche Annahmen?
• Ist offene Fakturierung durch einen expliziten Status belegt?