Die Methodik hinter dem Projekt-Audit.
ScopeLedger liefert operative Hinweise. Die Ergebnisse hängen von Spaltenzuordnung, Datenvollständigkeit und den hinterlegten Sätzen ab.
True, false und unknown
Billable und Billed/Invoiced besitzen drei Zustände. Nur ausdrücklich interpretierbare Werte werden als true oder false behandelt. Fehlende Spalten, leere Zellen und unbekannte Schreibweisen bleiben unknown. Unknown wird niemals stillschweigend als false interpretiert und erhöht weder Billable- noch Non-Billable-Stunden. Billable und fakturiert im Detail unterscheiden →
Mathematische Definitionen
| Kennzahl | Berechnung | Grenze / Datenlücke |
|---|---|---|
| Gesamtstunden | Summe aller gültigen importierten Projektstunden | Ungültige Zeitzeilen werden verworfen und separat ausgewiesen. |
| Billable-Stunden | Summe der Stunden mit ausdrücklich erkanntem Billable = true | Bei vollständig fehlendem Billable-Status bleibt die Kennzahl nicht verfügbar. Unknown-Zeit zählt nicht dazu. |
| Non-Billable-Stunden | Summe der Stunden mit ausdrücklich erkanntem Billable = false | Bei vollständig fehlendem Billable-Status bleibt die Kennzahl nicht verfügbar. Unknown-Zeit zählt nicht dazu. |
| Explizit nicht fakturierte Stunden | Summe der Stunden mit Billable = true und Billed/Invoiced = false | Ohne bekannten Fakturierungsstatus für explizit billable Zeit bleibt die Kennzahl nicht verfügbar. |
| Billable-Coverage | Stunden mit bekanntem Billable-Status ÷ Gesamtstunden | 0 % = nicht verfügbar, zwischen 0 % und 100 % = teilweise, 100 % = vollständig. |
| Fakturierungs-Coverage | Explizit billable Stunden mit bekanntem Billed-/Invoiced-Status ÷ explizit billable Stunden | Der Rechnungsstatus nicht abrechenbarer oder unbekannter Zeit fließt nicht in diesen Nenner ein. |
| Umsatz-Coverage | Bei Projekthonorar 100 %; ohne Honorar entspricht sie der Billable-Coverage. | Sie beschreibt die Datenbasis der Modellrechnung, nicht die Vollständigkeit einer Buchhaltung. |
| Budgetauslastung | Erfasste Stunden ÷ Stundenbudget | Nur bei einem Stundenbudget größer als 0 verfügbar. Über 100 % gilt als Budgetüberschreitung. |
| Modellierter Umsatz | Projekthonorar, falls vorhanden; sonst Summe aus explizit billable Stunden × verwendetem Abrechnungssatz | Unknown-Billable-Zeit erzeugt keinen modellierten Umsatz. Bei teilweiser Coverage wird nur der bekannte Teil modelliert. |
| Delivery-Kosten | Summe aus gültigen Stunden × verwendetem Kostensatz | Satz-Priorität: Zeitzeile → Projektsatz → sichtbarer Standard-Kostensatz. |
| Modellierter Deckungsbeitrag | Modellierter Umsatz − Delivery-Kosten | Ohne belastbare Umsatzbasis bleibt der Deckungsbeitrag nicht verfügbar. |
| Modellierte Marge | Deckungsbeitrag ÷ modellierter Umsatz | Nur bei modelliertem Umsatz größer als 0 als Prozentwert verfügbar. |
| Non-Billable-Anteil | Explizit nicht abrechenbare Stunden ÷ Stunden mit bekanntem Billable-Status | Unknown-Zeit gehört weder zum Billable- noch zum Non-Billable-Anteil. Der aktuelle Standard-Schwellenwert liegt bei 20 %. |
| Potenziell offener Abrechnungswert | Summe aus Stunden × Abrechnungssatz ausschließlich für Billable = true und Billed/Invoiced = false | Ohne bekannten Fakturierungsstatus wird kein Betrag ausgewiesen. Bei teilweiser Coverage gilt der Betrag nur für den bekannten Teil. |
| Gesamtmodellierter Umsatz | Summe aller verfügbaren modellierten Projektumsätze | Projekte ohne belastbare Umsatzbasis werden nicht als 0 erfunden. Die Revenue-Coverage zeigt, wie vollständig die Umsatzbasis ist. |
| Gesamte Delivery-Kosten | Summe der Delivery-Kosten aller analysierten Projekte | Enthält bei fehlenden tatsächlichen Sätzen ausdrücklich gekennzeichnete Fallback-Kosten. |
| Gesamtdeckungsbeitrag | Gesamtmodellierter Umsatz − gesamte Delivery-Kosten | Die Aussage ist gemeinsam mit der Revenue-Coverage zu lesen, wenn nicht für alle Projektstunden eine vollständige Umsatzbasis vorhanden ist. |
| Analysierte Zeilen | Anzahl importierter Zeitzeilen − Anzahl verworfener ungültiger Zeitzeilen | Ungültige Zeilen werden separat mit Zeilennummer und Grund ausgewiesen. |
| Kritische Projekte | Anzahl der Projekte mit mindestens einem Befund des Schweregrads „critical“ | Informations- und Warnungsbefunde allein erhöhen diese Zahl nicht. |
Modellannahmen und Fallbacks
Für Kosten- und Abrechnungssätze gilt je Zeitzeile die Reihenfolge: tatsächlich importierter Satz, danach ein vorhandener Projektsatz und erst danach der sichtbar eingestellte Standardsatz. Die Standardwerte sind Modellannahmen und keine Branchenbenchmarks. ScopeLedger weist aus, wenn sie verwendet wurden.
Bei einem Festhonorar wird das Honorar als Umsatzbasis verwendet. Ohne Honorar wird Umsatz nur aus ausdrücklich billable Zeit modelliert. Delivery-Kosten berücksichtigen dagegen alle gültigen Zeitzeilen. Bei unvollständiger Umsatz-Coverage kann die resultierende Marge deshalb bewusst konservativ sein.
Budgetüberschreitung
Eine Budgetüberschreitung liegt ausschließlich dann vor, wenn die Budgetauslastung größer als 100 % ist. Exakt 100 % gilt nicht als Überschreitung. Ohne positives Stundenbudget bleibt die Kennzahl nicht verfügbar. Stundenbudget im laufenden Projekt steuern →
Potenziell offene Fakturierung
Nur die Kombination Billable = true und Billed/Invoiced = false zählt als potenziell offen. Billable allein ist kein Rechnungsnachweis. Fehlt der Rechnungsstatus vollständig, zeigt ScopeLedger „nicht verfügbar“ statt € 0. Bei teilweiser Coverage wird nur der bekannte Teil berechnet und ausdrücklich als teilweise gekennzeichnet. Tatsächlich offene Stunden systematisch prüfen →
Datenqualität
Die Datenqualitätsstufe folgt der tatsächlich verwendeten Berechnungsbasis. Eingeschränkt hat Vorrang, wenn der Billable-Status vollständig fehlt oder ohne Festhonorar kein stundenbasierter Umsatz modelliert werden kann. Andernfalls gilt mindestens mittel, sobald ein Standard-Kosten- oder Standard-Abrechnungssatz verwendet wird, die Billable-Coverage nur teilweise ist, die Fakturierungs-Coverage nicht vollständig ist oder kein Stundenbudget vorhanden ist. Hoch wird nur ausgewiesen, wenn keiner dieser Abschläge greift. Die konkreten Gründe werden im Ergebnis separat angezeigt.
Ergebnis, Coverage und Prüfhinweis
ScopeLedger trennt fünf Ebenen bewusst voneinander, damit ein berechneter Wert nicht präziser wirkt als seine Datenbasis:
- Berechneter Wert: das Ergebnis der dokumentierten Formel auf den verfügbaren Daten.
- Coverage: wie vollständig die für diese Kennzahl notwendige Datenbasis ist.
- Datenquelle und Fallback: ob importierte Zeit-/Projektsätze, ein Festhonorar oder sichtbare Standardsätze verwendet wurden.
- Befund: eine reproduzierbare Regelabweichung aus dem berechneten Ergebnis.
- Prüfhinweis: ein empfohlener nächster Kontrollschritt; er ist kein weiterer berechneter Fakt.
Bei teilweiser Umsatz-Coverage kennzeichnet die Oberfläche die Marge als Teilbasis. Bei nur teilweiser Fakturierungs-Coverage wird der berechnete Betrag als bekannter offener Wert bezeichnet; er ist kein behaupteter Gesamtwert. Ist eine Kennzahl nicht belastbar berechenbar, zeigt ScopeLedger „Nicht verfügbar“ statt 0 oder einer scheinpräzisen Ersatzschätzung.
Priorisierung der Projektliste
ScopeLedger sortiert Projekte reproduzierbar nach wirtschaftlichen Risikosignalen. Die Reihenfolge ist lexikographisch: Ein früheres Kriterium entscheidet vor allen späteren Kriterien.
- Negativer modellierter Deckungsbeitrag zuerst.
- Danach stärkere Budgetüberschreitung, gemessen als Budgetauslastung minus 100 %.
- Danach Projekte unter der aktuell eingestellten Zielmarge.
- Danach höherer potenziell offener Abrechnungswert.
- Danach höherer expliziter Non-Billable-Anteil.
- Bei vollständigem Gleichstand entscheidet der Projektname alphabetisch.
Die visuelle Markierung einer niedrigen Projektmarge verwendet denselben aktuell eingestellten Zielwert wie der low_margin-Befund und die Risikopriorisierung. Es gibt keinen separaten fest verdrahteten 30 %-Schwellenwert in der Ergebnisanzeige.
Befunde und Schweregrade
| Regel | Auslöser | Einordnung |
|---|---|---|
| Budget überschritten | Budgetauslastung über 100 % | Kritisch |
| Negativer Deckungsbeitrag | Modellierter Deckungsbeitrag unter 0 | Kritisch |
| Niedrige Marge | Unter der aktuell eingestellten Zielmarge | Warnung, sofern der Deckungsbeitrag nicht bereits negativ ist |
| Offene Zeit | Billable = true und Invoiced/Billed = false | Warnung; niemals aus unknown abgeleitet |
| Hoher Non-Billable-Anteil | Über 20 % der Zeit mit bekanntem Billable-Status | Warnung |
| Datenlücken und Fallbacks | Budget, Status oder tatsächlicher Satz fehlt | Information, kein behaupteter wirtschaftlicher Schaden |
Wie diese Kennzahlen in einem laufenden wirtschaftlichen Review zusammenspielen, zeigt der Guide zur Projektprofitabilität in Agenturen →