Projektbudget überschritten: Was Agenturen jetzt prüfen sollten

1. Überschreitung verifizieren

Vergleiche Iststunden und Budgetstunden im gleichen Scope und Zeitraum. Prüfe doppelte Einträge, falsch zugeordnete Projekte und nachträgliche Budgetänderungen.

Erst wenn die Datenbasis stimmt, ist die Überschreitung belastbar.

2. Arbeit kategorisieren

Trenne vereinbarte Leistung, freigegebene Änderungen, interne Korrektur, Meetings und sonstige nicht abrechenbare Arbeit. Ein Billable-Flag hilft, ist aber kein Vertragsnachweis.

Hohe Non-Billable-Zeit kann auf internen Aufwand hinweisen, aber auch korrekt vereinbarte Kulanz oder Akquise enthalten.

3. Scope und Änderungswünsche abgleichen

Lege Zeiteinträge und Projektphasen neben Leistungsbeschreibung, Tickets und Change Requests. Suche nach zusätzlichen Formaten, Korrekturschleifen, Meetings oder Deliverables, die im ursprünglichen Budget nicht vorgesehen waren.

4. Wirtschaftliche Wirkung prüfen

Eine Überschreitung muss nicht automatisch Verlust bedeuten. Bei Stundenabrechnung kann zusätzliche explizit billable Zeit Umsatz erzeugen; bei Festpreis sinkt bei gleichem Honorar typischerweise der modellierte Deckungsbeitrag.

ScopeLedger priorisiert deshalb Budgetüberschreitung und Marge getrennt und weist Fakturierung nur bei verlässlichem Invoiced-Status aus.

5. Nächste Entscheidung vorbereiten

Dokumentiere die Abweichung und kläre intern, welche Aktion fachlich und vertraglich passt. Das kann eine Scope-Anpassung, ein Change Request, eine neue Aufwandsschätzung oder eine interne Prozesskorrektur sein.

• Zahlen und Coverage sichern
• betroffene Leistungen benennen
• vertragliche Grundlage separat prüfen
• Restaufwand neu schätzen
• Lerneffekt für künftige Kalkulation festhalten