Non-Billable-Anteil im Agenturprojekt richtig analysieren

Non-Billable-Anteil nur aus bekannten Statuswerten berechnen

Für eine belastbare Quote zählen nur Stunden mit eindeutig bekanntem Billable-Status. Der Non-Billable-Anteil entspricht den explizit nicht abrechenbaren Stunden geteilt durch die Summe aus explizit abrechenbaren und explizit nicht abrechenbaren Stunden.

Unknown gehört nicht in den Nenner. Fehlt bei einem relevanten Teil der Zeit der Billable-Status, muss die Coverage diese Einschränkung sichtbar machen.

• Billable = true → bekannte abrechenbare Zeit
• Billable = false → bekannte nicht abrechenbare Zeit
• Billable = unknown → nicht in die Quote hineininterpretieren
• Coverage separat neben dem Anteil prüfen

Zuerst Klassifikation und Zeitraum kontrollieren

Ein hoher Anteil ist zunächst ein Datenbefund und noch keine Ursache. Prüfe zuerst, ob die Zeit dem richtigen Projekt und Zeitraum zugeordnet wurde und ob das Team Billable und Non-Billable konsistent verwendet.

Auch ein falsch gesetztes Flag kann die Quote verschieben. Deshalb folgt aus Billable = false nicht automatisch ineffiziente Arbeit oder verlorener Umsatz.

Nicht abrechenbare Projektzeit nach Ursache kategorisieren

Erst nach der Datenkontrolle lohnt sich die inhaltliche Einordnung. Non-Billable-Zeit kann bewusst akzeptierter Projektaufwand sein oder auf einen Prozess hinweisen, der wirtschaftlich überprüft werden sollte.

Die Kategorien sind Prüfhilfen und keine automatische Schuldzuweisung.

• interne Projektsteuerung und Koordination
• Meetings oder Abstimmung ohne separate Abrechnung
• interne Korrekturen und Rework
• Kulanz oder bewusst nicht berechnete Zusatzarbeit
• Vorbereitung und administrative Projektarbeit
• mögliche Fehlklassifizierung im Zeiterfassungssystem

Non-Billable ist nicht dasselbe wie nicht fakturiert

Eine explizit nicht abrechenbare Stunde ist fachlich etwas anderes als eine abrechenbare Stunde, die lediglich noch keiner Rechnung zugeordnet wurde.

Bei Stundenabrechnung erzeugt Billable = false in ScopeLedgers Modell keinen stundenbasierten Umsatz. Die geleistete Zeit kann trotzdem Delivery-Kosten verursachen.

Ein hoher Anteil beweist weder Scope Creep noch ein Budgetproblem

Ein Projekt kann einen hohen Non-Billable-Anteil besitzen und trotzdem innerhalb seines Stundenbudgets liegen. Umgekehrt kann ein Projekt über Budget laufen, obwohl fast alle Stunden abrechenbar klassifiziert sind.

Auch Scope Creep ist nur eine mögliche Erklärung. Dafür braucht es zusätzliche Hinweise auf gewachsenen Leistungsumfang, geänderte Anforderungen oder fehlende Anpassungen von Budget und Honorar.

Praktischer ScopeLedger-Workflow

Lade den Zeitexport, kontrolliere Project, Duration und Billable und prüfe anschließend die Billable-Coverage. Erst wenn genügend Statuswerte bekannt sind, interpretierst du den Non-Billable-Anteil.

Lege danach Budgetauslastung und modellierte Marge daneben. Erst anschließend prüfst du mögliche Ursachen wie Rework, Kulanz oder Scope Creep.

• Billable-Coverage prüfen
• Non-Billable-Zeit nach Tätigkeiten oder Projektphasen untersuchen
• Fehlklassifizierungen ausschließen
• Budgetauslastung separat betrachten
• modellierte Marge separat betrachten